Trở về Việt Nam, nhiều lao động mang theo khá nhiều hồ sơ và giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc trước đó. Nhưng không ít người băn khoăn khi về nước, TTS nên giữ lại những giấy tờ nào và giấy tờ nào thực sự cần thiết. Việc hiểu rõ và lưu giữ đúng những tài liệu quan trọng giúp hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng và thuận tiện hơn khi cần sử dụng trong tương lai.
Sau khi hoàn thành chương trình TTS kỹ năng về nước, nhiều bạn nghĩ rằng các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc trước đó không cần dùng đến. Tuy nhiên, đây là những tài liệu quan trọng gắn liền với toàn bộ quá trình làm việc và sinh sống tại Nhật.
Đối với trường hợp, các bạn muốn quay lại Nhật làm việc theo diện visa mới. Những giấy tờ này trở thành căn cứ quan trọng để xác minh quá trình làm việc trước đây. Việc giữ đầy đủ hồ sơ giúp thông tin cá nhân minh bạch, thuận lợi hơn khi làm thủ tục hoặc chứng minh kinh nghiệm làm việc ở Nhật. Chính bởi vậy, thay vì bỏ đi hoặc để thất lạc, thực tập sinh nên giữ gìn cẩn thận.
👉 Tìm hiểu: Đi Nhật về làm gì? Gợi ý việc làm lương cao trong nước
Kết thúc thời gian làm việc tại Nhật, khi về nước, TTS nên giữ lại những giấy tờ nào? bao gồm các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm, thuế, chứng nhận hoàn thành chương trình thực tập sinh,... Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình thực tập sinh
Một trong những giấy tờ quan trọng mà thực tập sinh bắt buộc phải bảo quản kỹ càng. Bởi đây là văn bản được cấp khi người lao động đã hoàn thành đầy đủ chương trình và đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp tiếp nhận. Thông tin trên giấy thường thể hiện rõ: họ tên thực tập sinh, ngành nghề và thời gian làm việc,... trong suốt quá trình ở Nhật.
Sổ bảo hiểm hoặc giấy tờ liên quan đến bảo hiểm
Trong thời gian làm việc, thực tập sinh thường tham gia các loại bảo hiểm theo quy định của hệ thống lao động và an sinh tại Nhật. Vì vậy, các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm cũng là một trong những tài liệu thực tập sinh nên giữ lại sau khi kết thúc chương trình.
Giấy tờ liên quan đến thu nhập và thuế
Khi làm việc tại Nhật, thực tập sinh nhận được một số giấy tờ thể hiện thu nhập và các khoản thuế đã được khấu trừ theo quy định. Đây là những tài liệu ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và thu nhập trong từng giai đoạn. Vì vậy, sau khi kết thúc chương trình và trở về Việt Nam, thực tập sinh nên giữ các giấy tờ liên quan đến thu nhập và thuế cùng với hồ sơ cá nhân.
👉 Xem thêm: Nenkin là gì? Điều kiện và thủ tục lấy nenkin khi về nước
Trên thực tế, nhiều thực tập sinh thường không chú ý đến việc sắp xếp và giữ gìn hồ sơ cá nhân. Dưới đây là một số thói quen phổ biến khiến thực tập sinh vô tình làm mất các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc tại Nhật.
- Để giấy tờ lẫn với đồ cá nhân khi thu dọn hành lý: Nếu chưa xác định rõ khi về nước, TTS nên giữ lại những giấy tờ nào, nhiều bạn xem nhẹ việc tách riêng giấy tờ ngay từ đầu. Điều này khiến các tài liệu quan trọng dễ lẫn cùng quần áo, sách vở hoặc các vật dụng cá nhân trong vali. Khi di chuyển nhiều chặng hoặc sắp xếp lại hành lý sau khi trở về Việt Nam, các giấy tờ này rất dễ bỏ sót. Vì vậy, việc chủ động tách riêng và sắp xếp giấy tờ ngay từ lúc thu dọn hành lý là điều thực tập sinh nên chú ý.
- Không tạo một nơi lưu trữ cố định cho giấy tờ: Một thói quen khá phổ biến là để giấy tờ trong nhiều vị trí khác nhau như: túi xách, balo, ngăn kéo hoặc vali. Khi cần tìm lại, thực tập sinh phải lục nhiều nơi khác nhau và rất dễ quên mất vị trí đã cất. Việc không có một nơi lưu trữ cố định cho toàn bộ giấy tờ khiến quá trình quản lý hồ sơ cá nhân trở nên rời rạc.
- Bỏ qua việc kiểm tra giấy tờ trước khi rời Nhật: Nhiều thực tập sinh tập trung chủ yếu vào việc đóng gói hành lý và chuẩn bị chuyến bay về nước. Nhưng quên kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ liên quan đến thời gian làm việc tại Nhật. Nếu không rà soát kỹ càng, một số giấy tờ có thể vẫn để tại ký túc xá, công ty. Khi đã rời Nhật, việc tìm kiếm những giấy tờ trở nên vô cùng khó khăn. Đặc biệt, vào giai đoạn kết thúc hợp đồng, thực tập sinh phải hoàn tất nhiều thủ tục cùng lúc nên việc bỏ sót hồ sơ cá nhân thường xảy ra.
- Cho hoặc bỏ đi các tập hồ sơ cũ vì nghĩ không còn cần thiết: Sau nhiều năm sinh sống tại Nhật, thực tập sinh thường tích trữ khá nhiều giấy tờ và tài liệu khác nhau. Trong quá trình dọn dẹp, một số người có thói quen bỏ đi các tập hồ sơ cũ để giảm bớt hành lý mang về. Trường hợp các bạn không xem xét từng giấy tờ, rất dễ nhầm lẫn giữa tài liệu không cần thiết và những giấy tờ quan trọng.
👉 Giải đáp: Có nên làm phiên dịch khi đi XKLĐ Nhật về nước?
Việc sắp xếp và lưu trữ các giấy tờ này một cách khoa học giúp hồ sơ cá nhân rõ ràng, dễ quản lý và thuận tiện khi cần sử dụng. Theo đó, các bạn hãy bỏ túi một số bí quyết hữu ích dưới đây.
Phân loại giấy tờ theo từng nhóm thông tin
Đầu tiên, các bạn tiến hành phân loại giấy tờ theo từng nhóm nội dung. Ví dụ, có thể tách riêng giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc, giấy tờ cá nhân và liên quan đến tài chính hoặc thủ tục hành chính. Khi phân loại chi tiết, việc tìm giấy tờ nhanh chóng hơn và tránh nhầm lẫn.
Sử dụng bìa hồ sơ hoặc túi đựng giấy tờ chuyên dụng
Sau khi phân loại, thực tập sinh nên sử dụng bìa hồ sơ hoặc túi đựng tài liệu để bảo quản giấy tờ. Việc đặt toàn bộ giấy tờ trong bộ hồ sơ cố định giúp hạn chế tình trạng rơi hoặc gấp nếp trong quá trình cất giữ. Ngoài ra, bìa hồ sơ cũng giúp bảo vệ giấy tờ khỏi bụi bẩn, ẩm mốc hoặc những tác động bên ngoài trong quá trình lưu trữ lâu dài.
Ghi chú hoặc đánh dấu để dễ nhận biết
Một cách đơn giản nhưng rất hiệu quả là ghi chú bên ngoài từng bìa hồ sơ hoặc đánh dấu theo từng nhóm giấy tờ. Khi cần tìm lại, các bạn chỉ cần nhìn vào nhãn ghi chú có thể xác định nhanh chóng loại giấy tờ mình cần. Cách làm giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh việc phải mở từng tập hồ sơ để kiểm tra nội dung.
Tạo bản sao lưu cho các giấy tờ quan trọng
Ngoài việc cất giữ bản giấy, thực tập sinh cũng nên chụp ảnh hoặc scan các giấy tờ quan trọng để lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tính. Bản sao lưu điện tử cần thiết trong trường hợp giấy tờ hư hỏng hoặc thất lạc. Đây là cách quản lý hồ sơ hiện nay được nhiều người áp dụng vì khá tiện lợi và dễ thực hiện. Khi cần xem lại thông tin, các bạn có thể truy cập nhanh vào bản lưu trên thiết bị cá nhân mà không phải mở lại toàn bộ tập hồ sơ giấy.
Qua những thông tin trên, các bạn đã phần nào hiểu rõ khi về nước, TTS nên giữ lại những giấy tờ nào để hồ sơ cá nhân được đầy đủ và dễ quản lý hơn. Việc chủ động lưu giữ giấy tờ không phải là điều quá phức tạp, nhưng lại hữu ích sau khi kết thúc chương trình thực tập sinh tại Nhật. Do vậy, các bạn phải chủ động bảo quản cẩn thận tránh làm thất lạc hoặc hỏng rách.
