Đằng sau mỗi tấm vé sang Nhật là cả một quá trình chuẩn bị tỉ mỉ, trong đó bộ hồ sơ đóng vai trò then chốt. Nhiều người háo hức bắt đầu nhưng lại gặp rắc rối ngay từ những bước đầu tiên chỉ vì chủ quan hoặc thiếu hiểu biết về quy trình. Có người phải sửa đi sửa lại nhiều lần, có người mất cơ hội chỉ vì một chi tiết nhỏ chưa đúng. Hiểu rõ những lỗi làm hồ sơ đi Nhật giúp bạn tránh những sai lầm đáng tiếc.
Khai sai hoặc thiếu thông tin cá nhân là lỗi rất thường gặp khi làm hồ sơ đi Nhật. Nhiều người lao động vì vội vàng hoặc chủ quan nên điền thông tin không trùng khớp với giấy tờ gốc như: họ tên, ngày tháng năm sinh, độ tuổi, trình độ học vấn hoặc nơi làm việc trước đây. Chỉ cần một chi tiết sai, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần, khiến thời gian nộp hồ sơ kéo dài.
Ngoài ra, không ít trường hợp các bạn quên cập nhật thông tin mới như: đổi số CCCD, nơi đăng ký hộ khẩu hoặc nơi làm việc trước đây. Bên cạnh đó, không ít bạn nhờ người khác khai hộ, dẫn đến thông tin trong hồ sơ không đúng thực tế. Đến khi phỏng vấn dễ bị nghiệp đoàn nghi ngờ về tính trung thực và có thể đánh trượt ngay.
Ảnh thẻ là chi tiết bắt buộc trong hồ sơ đi Nhật, dùng để xác thực danh tính của người lao động trong toàn bộ quá trình xét duyệt. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ bị trì hoãn vì ảnh thẻ không đạt tiêu chuẩn quy định. Cụ thể một số lỗi làm hồ sơ đi Nhật phổ biến như sau:
- Không đúng kích thước quy định: Phần lớn hồ sơ đi Nhật yêu cầu ảnh 4x6 nền trắng. Nhiều người dùng ảnh 2x3 hoặc ảnh cắt từ điện thoại khiến tỉ lệ khuôn mặt sai chuẩn, không được chấp nhận.
- Trang phục không phù hợp: Mặc áo nhiều màu sắc, áo thun hoặc không cài khuy áo làm ảnh thiếu tính nghiêm túc. Trong khi đó, phía Nhật yêu cầu ảnh phải thể hiện sự gọn gàng và chuyên nghiệp.
- Ảnh chụp quá cũ hoặc đã qua chỉnh sửa: Ảnh chụp hơn 6 tháng hoặc chỉnh màu, làm mờ khuyết điểm bằng app khiến gương mặt khác với thực tế.
- Ánh sáng và góc chụp không đạt: Ảnh bị ngược sáng, bóng đổ hoặc nghiêng đầu quá mức đều không đạt tiêu chuẩn nhận dạng của Nhật.
- In ảnh trên giấy kém chất lượng: Một số hồ sơ bị lỗi do ảnh in mờ, lem màu, khi scan gửi sang Nhật không nhận diện được khuôn mặt rõ ràng.
👉 Xem ngay: Hồ sơ đi Nhật gồm những gì? Hướng dẫn cách làm hồ sơ đi Nhật
Theo quy định, các loại giấy tờ công chứng như sổ hộ khẩu, căn cước công dân, giấy khai sinh, bằng cấp,... hiệu lực chỉ trong vòng 3 tháng. Nhiều bạn do chủ quan, không chuẩn bị kỹ càng nên khi nộp hồ sơ thì giấy tờ hết hạn. Khi đó, các bạn buộc phải thực hiện công chứng lại từ đầu. Điều này không chỉ mất thêm thời gian mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch xuất cảnh.
Chia sẻ thực tế từ bạn Hoàng Hải Nam (quê Nghệ An):
“Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ, mình phát hiện bản sao công chứng bằng tốt nghiệp đã quá hạn hơn 1 tháng. Vì không kiểm tra nên khi nộp lên công ty, hồ sơ bị trả về, mình phải xin lại xác nhận và đi công chứng giấy tờ. Sự cố nhỏ này khiến lịch phỏng vấn bị hoãn gần 2 tuần, đồng thời mình phải tốn kém chi phí và thời gian chuẩn bị giấy tờ.”
Nhiều người lao động không nắm rõ yêu cầu chương trình đi Nhật làm việc. Dẫn đến nộp thiếu bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề hoặc tiếng Nhật. Một số trường hợp nộp bản photo không công chứng, ghi sai tên trường, năm tốt nghiệp hoặc sử dụng bằng không trùng khớp với trình độ khai trong hồ sơ.
Đặc biệt, các chương trình yêu cầu ngôn ngữ và kinh nghiệm chuyên môn như Tokutei Ginou. Việc thiếu chứng chỉ khiến hồ sơ không đủ điều kiện tiếp nhận. Không những vậy, một số lao động từng học nghề nhưng chưa được cấp bằng chính thức, vẫn tiến hành nộp hồ sơ. Hậu quả bị tạm dừng phỏng vấn và yêu cầu bổ sung, ảnh hướng kế hoạch xuất cảnh.
👉 Tìm hiểu thêm: Xuất khẩu lao đông Nhật Bản cần những gì?
Sức khỏe là điều kiện quan trọng khi tham gia chương trình xuất khẩu lao động Nhật Bản. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ bị đình trệ hoặc từ chối chỉ vì hồ sơ sức khỏe không đạt tiêu chuẩn. Nguyên nhân thường gặp bao gồm:
- Khám tại cơ sở không được chỉ định: Nhiều người tự đi khám ở bệnh viện hoặc phòng khám gần nhà.Trong khi doanh nghiệp Nhật chỉ chấp nhận kết quả từ các cơ sở được Bộ y tế cấp phép.
- Thiếu hạng mục kiểm tra bắt buộc: Một số giấy khám thiếu các phần như phim X-quang phổi, xét nghiệm viêm gan B, lao phổi hoặc test ma túy, khiến hồ sơ không đủ điều kiện tiếp nhận.
- Khai báo sai hoặc che giấu bệnh lý: Một số người cố tình không khai bệnh mãn tính hoặc tiền sử phẫu thuật. Nhưng khi sang Nhật bị phát hiện qua kiểm tra lại, dẫn đến hủy hợp đồng hoặc buộc về nước sớm.
- Hồ sơ sức khỏe quá hạn: Giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực 3 tháng, nhưng nhiều người nộp hồ sơ muộn, khiến kết quả hết hạn trước khi phỏng vấn hoặc xuất cảnh.
Không thiếu trường hợp vì lo sợ bị loại hoặc muốn tăng cơ hội trúng đơn hàng đã khai thêm số năm kinh nghiệm, ghi sai tên công ty từng làm hoặc tự ý thêm công việc không có thật. Những thông tin này dễ bị phát hiện trong quá trình đối chiếu hồ sơ, xác minh từ địa phương hoặc phỏng vấn trực tiếp với doanh nghiệp Nhật. Khi phát hiện khai gian, ứng viên sẽ bị loại ngay hồ sơ.
Chia sẻ thực tế của bạn Tống Mai Hoa (quê Thái Bình):
“Khi làm hồ sơ, mình nghe bạn bè bảo nên khai có kinh nghiệm làm việc để dễ được chọn. Thế là mình thêm vài thông tin vào phần lý lịch. Nhưng sau khi công ty kiểm tra lại, hồ sơ bị phát hiện không khớp với giấy tờ xác nhận từ địa phương nên bị trả về. Đây là lỗi làm hồ sơ đi Nhật nghiêm trọng. Mình phải làm lại toàn bộ, mất thêm thời gian chờ đợi và lỡ đợt tuyển đó. Đây là bài học quý giá cho bản thân mình”.
👉 Xem thêm: Thực tập sinh đi Nhật về nước nói gì? Sự thật ít ai biết
Để tránh những sai sót đáng tiếc trong quá trình làm hồ sơ đi Nhật, người lao động cần chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ và tuân thủ đúng quy trình. Cùng tham khảo 5 cách khắc phục đơn giản, hiệu quả dưới đây.
Nắm rõ quy định và yêu cầu của chương trình XKLĐ Nhật
Trước khi nộp, bạn cần tìm hiểu kỹ yêu cầu từng loại hồ sơ, ngành nghề và tiêu chuẩn của phía Nhật. Hiểu rõ tiêu chuẩn giúp hồ sơ phù hợp ngay từ đầu, không phải chỉnh sửa lại nhiều lần.
Chuẩn bị hồ sơ dưới sự hướng dẫn của đơn vị uy tín
Không nên tự ý khai hoặc nộp hồ sơ khi chưa được hướng dẫn cụ thể. Bạn hãy chọn công ty phái cử uy tín, được Bộ LĐTBXH cấp phép để nhận hỗ trợ, tư vấn hoàn thiện giấy tờ đúng quy định.
Lên danh sách kiểm tra hồ sơ cá nhân
Việc lập bảng checklist gồm các giấy tờ bắt buộc, giấy tờ bổ sung và thời hạn hiệu lực giúp tránh tình trạng quên, thiếu hoặc nộp sai mẫu. Đây là cách làm đơn giản nhưng rất hiệu quả để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Rà soát hồ sơ trước khi nộp
Sau khi hoàn thiện, bạn nên soát lại toàn bộ hồ sơ ít nhất 2–3 lần cùng với cán bộ phụ trách để đảm bảo không thiếu giấy tờ, không sai định dạng ảnh, không sai chữ ký hoặc dấu xác nhận.
Những lỗi làm hồ sơ đi Nhật tuy nhỏ nhưng lại ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt và cơ hội xuất cảnh của người lao động. Việc hiểu rõ và nhận diện những sai sót thường gặp là bước quan trọng để tránh lặp lại, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc với con đường XKLĐ. Hơn thế nữa, một bộ hồ sơ chỉn chu, đúng quy định chính là nền tảng đầu tiên giúp hành trình sang Nhật trở nên suôn sẻ và thành công hơn.
